Что такое инвойс

Для проведения операций ВЭД используют особые документы, отличные от тех, что необходимы для сделок в России. Начинающие бизнесмены часто интересуются, что такое инвойс и почему в международных сделках без него никак.

Один из самых важных документов для бизнеса — это инвойс (англ. invoice). Он помогает быстрее пройти таможню. Ещё он юридически защищает обе стороны.
В бизнесе инвойсы удобно использовать для записи финансовых дел и упрощения оплаты. Документ необходим для учета и налоговой отчетности, особенно при сделках за границей, где он облегчает таможню и защищает интересы сторон.
Если посмотреть, что такое invoice на английском, то программа переведет это слово как счет или накладная.
Его часто путают со счетом-фактурой. Но это разные документы, хотя перевод слова invoice может и запутать. Счет-фактура нужен для налогов внутри страны. Инвойс — для таможни при сделках с заграницей.
Документ объединяет накладную, акт и счет. Он подтверждает цену товара и страну производства.
Особенности:

• форма — свободная;
• автор — продавец;
• язык — английский (или той страны, в которую товар отправляется);
• содержание — точные данные.

Есть два вида этого документа. Их не стоит путать.
Коммерческий инвойс (Commercial Invoice)
Коммерческий инвойс (фактура) идет вместе с товаром для внешнеторгового соглашения. На его основе происходит реальная оплата. Нужен для создания экспортной декларации.
Проформа-инвойс (Proforma Invoice)
Проформа-инвойс — это описание и счет на оплату, который поставщик отправляет покупателю для утверждения. После утверждения деталей составляют коммерческий инвойс. Проформа отправляют заказчику, если предметы или услуги предоставляются заранее или в дар.

Инвойс — это подробнее, чем счёт. Он описывает товары и услуги. Его не стоит путать с грузовой накладной — там только факты отправки. И он не то же самое, что договор, являющийся юридическим соглашением между сторонами.

Нельзя заменить этот документ счетом-фактурой внутри России, потому что инвойсы здесь не используются. А международные сделки можно оформлять счетом-фактурой и инвойсом для удобства всех сторон.

Товарная накладная используется для учета перевозки товаров. В ней указывается информация об отправителе, получателе, виде и количестве товаров.
Когда дело касается поставщика, документ помогает зафиксировать выбытие ТМЦ из распределительного центра, а также произвести списание остатков. Покупатель может сравнить план с фактом и зарегистрировать поступление в учетной системе. Такая документация используется при оптовых и розничных сделках, а также при перемещении между юрлицами. Корректно заполненные бланки проверяются налоговиками, потому что они подтверждают передачу изделий.

Договор — это письменное или устное соглашение между двумя или более сторонами, устанавливающее их права и обязанности в отношении определенного предмета. Договор может содержать условия, которые определяют правила и сроки выполнения обязательств, правила возникновения и прекращения прав и обязанностей сторон, а также санкции за их нарушение.

Юридическая значимость инвойса заключается в том, что он является основанием для заключения договора купли-продажи и устанавливает обязательства сторон. Инвойс также может быть использован в качестве доказательства в случае разногласий или споров между покупателем и продавцом.

Когда стороны подписывают инвойс, он становится официальным документом. Он подтверждает сделку и создает обязательства для оплаты.
В случае возникновения проблем с оплатой или поставкой товаров, инвойс может быть использован в качестве юридического доказательства в судебном процессе.

Он важен по двум причинам:

1. Для оплаты. Покупатель из другой страны без правильного инвойса не сможет перевести деньги.
2. Для таможни. При экспорте он является обязательным документом. Его правильность влияет на скорость таможенного оформления.

Среди обязательных реквизитов есть номер и дата, данные продавца и покупателя, список товаров или услуг, цена за единицу и итоговая сумма. Прописываются сроки и способ оплаты, условия поставки или выполнения работ.
В конце — подпись. Или ее электронный аналог.

Коды и идентификаторы очень важны при международных расчётах. Например, код товара или услуги помогает однозначно определить, что именно было куплено или продано, чтобы избежать недопонимания или ошибок при обработке платежей.

Что касается налогообложения, то все зависит от законодательства страны, в которой осуществляется торговля. В каждой стране могут быть различные налоговые ставки и правила, которые регулируют определение суммы налогов и способы их уплаты.
Обычно в документе указывается сумма налога (если применимо), которая рассчитывается от общей суммы товаров или услуг с учетом налоговых ставок, применимых в данной стране или регионе. Налоги могут взиматься на различных этапах сделки: НДС, налог на прибыль, налог на доходы и т.д.
Поэтому, чтобы описать детали налогообложения при совершении сделок и выставлении инвойсов, необходимо учитывать конкретное законодательство и правила действующие в соответствующей стране.

Грамотный инвойс — залог быстрой оплаты. Он исключает споры и недоразумения. Документ должен быть подписан уполномоченным лицом и при необходимости сопровождаться дополнительными приложениями или сертификатами, подтверждающими качество и происхождение товаров или услуг.

Оформление инвойса предполагает подготовку официального документа, содержащего все реквизиты, такие как наименование сторон, их юридические адреса, идентификационные номера, условия оплаты и сроки поставки, описание товаров или услуг и их стоимость. Инвойс должен быть составлен в соответствии с установленными стандартами и соответствовать требованиям налогового законодательства, обеспечивая ясность и прозрачность сделки.

Заполнение включает внесение всей обязательной информации в соответствующие поля документа. Важно соблюдать последовательность и правильность заполнения, избегая ошибок, которые могут повлечь за собой задержки в оплате или налоговые проверки.

Оплата инвойса требует проверки данных, указанных в документе. Если они не указаны, можно использовать любой способ. Для оплаты с дружественными странами лучше использовать банковский перевод, но иногда нужны платежные агенты, чтобы сделать перевод.
Способов оплаты:

1. Банковский перевод. Наиболее простой способ. Нужно перевести деньги на счет продавца.
2. Онлайн-оплата. Например, через PayPal и Revolut.
3. Платежный агент. Используется для обхождения санкций.
4. Криптовалюта. Может использоваться при регулировании цифровых финансовых активов.

Когда оплата инвойса будет произведена, важно сохранить чек, чтобы подтвердить факт оплаты.

Неправильно заполненный документ может задержать товар, что замедлит доставку.
Большой штраф — 100% от суммы сделки — возможен при отсутствии соблюдения правил валютного контроля.

Получить перевод инвойса можно в переводческом бюро, чтобы избежать ошибок или разных переводов одного и того же названия.
При заказе перевода важно уточнять требования к сопроводительным документам для товара.
Если покупатель платит в своей валюте, а договор составлен в валюте продавца, то продавец заранее указывает в договоре по курсу на какой день нужно рассчитать финальную сумму. При экспорте из России используют код ОК 014-2000.
Чтобы не возникало проблем, следует использовать готовые шаблоны с заполненными полями. Шаблоны — это самый быстрый и простой способ заполнения бумаг. Также важно проверить суммы, особенно НДС. С иностранными клиентами нужно обязательно уточнять формат счета заранее.